SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT DI PT KAI BERBASIS WEB MENGGUNAKAN METODE WEB ENGINEERING

Abstract

Perkembangan teknologi informasi yang pesat mendorong PT KAI (Persero) Divre III Palembang untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip surat. Selama ini, pengarsipan dilakukan secara manual, dimulai dari setiap departemen mengisi formulir fisik untuk dokumen seperti Surat Keputusan, Surat Perintah Kerja, dan kontrak kerja. Formulir tersebut kemudian dicatat di bagian dokumen dan disimpan secara fisik berdasarkan kategori tertentu. Proses ini diterapkan juga untuk surat masuk dan keluar, yang dicatat dalam buku agenda sebelum didistribusikan. Sistem manual ini dinilai tidak efektif karena memperlambat pencarian dan pengelolaan dokumen. Untuk mengatasi kendala ini, dibuatlah sistem pengarsipan surat berbasis web dengan metode Web Engineering, yang memungkinkan pengelolaan surat masuk dan keluar, pencarian cepat, dan penyimpanan data terpusat. Hasil penelitian menunjukkan sistem ini meningkatkan efisiensi manajemen arsip dan mempermudah akses data secara real-time, serta memberikan fleksibilitas untuk pengembangan lebih lanjut.